Na czym polega funkcjonowanie wirtualnego biura? Jest to firma, której inne firmy zlecają obowiązki prowadzenia i obsługi biura, to znaczy, że można wykupić pakiet, w zależności od potrzeb może on obejmować na przykład tylko prowadzenie korespondencji lub odbiór telefonów. Jednak zakres prowadzonych przez wirtualne biuro usług jest znacznie szerszy. Pracownicy mogą odbierać i odpisywać na maile, listy i faksy, prowadzić księgowość, doradzać w kwestiach prawnych i informatycznych. Bardzo ważną usługą wirtualnych biur jest możliwość rejestracji firmy pod adresem, którzy rzeczywiście zajmuje wirtualne biuro. Adres w centrum dużego miasta jest dla małej firmy czymś, co podnosi wiarygodność i prestiż.

Pierwsze w Polsce wirtualne biuro otworzono w Poznaniu. Polski pionier tej branży to właściciel kilku marek, które prowadził jednocześnie. Aby obniżyć koszta prowadzenia biur, postanowił umieścić je w jednym miejscu, gdzie obsługiwałby je jeden sekretariat. Pomysł doskonale się sprawdził i rozwinął do tego stopnia, że biuro stało się osobną marką, która zaczęła oferować swe usługi innym firmom. Przedsiębiorca, dzięki swojej pomysłowości, uruchomił specjalny panel internetowy, na którym umieszcza nagrane rozmowy telefoniczne i zeskanowane dokumenty, dzięki czemu klienci wirtualnego biura mają możliwość kontrolowania tego co się dzieje w biurze bez wychodzenia z domu – wystarczy wejść na swoje konto. Biuro oferuje także możliwość korzystania z sal konferencyjnych w realu, co bardzo zwiększa prestiż i wirtualnego biura i jego klientów.

W 2011 roku zmieniły się przepisy w podatku VAT. Jeśli dana firma zakupiła wówczas samochód z tzw. kratką, ograniczono ulgę na taki nabytek. Nie można też odliczać podatku za paliwo, kupione do tego typu wielośladów.

Jeśli takowy pojazd wzięliśmy w leasing przed 1 stycznia 2011 roku, korzystamy z pełnego odliczania – pamiętajmy jednak, że warunkiem koniecznym było wówczas dokonanie rejestracji pojazdu przed końcem pierwszego miesiąca w roku. Czy podobne obostrzenia przyniesie nam 2012? Kierowcy i właściciele „zakratkowanych” aut czekają na urzędowe ustalenia, nerwowo patrząc na ceny paliwa.

To bowiem nie tanieje. Obojętnie, poniekąd, podchodzą do owego faktu kierowcy samochodów ciężarowych (o masie całkowitej pojazdów, przekraczającej trzy i pół tony). Gdy właściciele firm transportowo-dostawczych zakupią takie auta, odliczają VAT na prawach ogólnych – w pełnej kwocie. Odliczają też paliwo, wlewane do swych gigantycznych maszyn.

Tu ciekawostka: pewne wirtualne biuro, które zajmuje się wynajmem przestrzeni w centrach biznesowych, nabyło niedawno TIR-a i potężny ten zakup wrzuciło sobie w koszty. Oczywiście, charakter prowadzenia działalności nie odpowiadał tak solidnemu nabytkowi. Na szczęście, właściciele biura szybko dopisali do zakresu działań swej firmy także organizację przeprowadzek i wynajem samochodów dostawczych. W przeciwnym razie nie można byłoby się starać o zwrot kosztów zakupu.

Paliwo kupowane na fakturę i księgowane potem jako firmowe wydatki, też nie może lać się nieograniczonymi strumieniami. Jeżeli charakter naszej pracy jest raczej stacjonarny (np. prowadzimy domowe przedszkole, piszemy teksty na zamówienie i większość czasu spędzamy we własnym domu, przed komputerem), urząd może zdziwić się, skąd comiesięczna faktura na tysiąc złotych! I wówczas spodziewajmy się kontroli, czyli wglądu we wszystkie nasze dokumenty.

Co z samochodami osobowymi, kupowanymi na firmę? Przypuszczalnie nachodzący rok nie przyniesie nam większych niespodzianek. Odliczyć możemy  60% podatku z faktury, ale nie więcej niż 6000 zł. Ulga ta obejmuje również paliwo, spożytkowane na działalność firmy oraz naprawy służbowego samochodu.  Warto wiedzieć o przysługujących nam prawach, decydując się na zakup firmowego auta oraz na przemieszczanie się po trasie: dom – praca – klienci – współpracownicy.

Pewnie większość z nas ma za sobą przebyte mniejsze lub większe szkolenia podnoszące kwalifikacje. Wiążą się one najczęściej z kilkudniowym pobytem w firmie szkoleniowej lub wyjazdem do innego miasta. Najbardziej nielubiane są szkolenia weekendowe, które często krzyżują nasze wypoczynkowe plany i właściwie weekend mamy z głowy. Dla narzekających na takie rozwiązania prawdziwym wybawieniem mogą być właśnie e-szkolenia. Korzyści są tu obustronne – mniejsze koszty i krótszy czas szkolenia dla pracodawców, wygoda dla pracowników. Rosnącą popularność takich szkoleń ilustruje fakt, że przychody firm szkoleniowych organizujących tradycyjne szkolenia znacząco spadły. Dlatego też wielu z usługodawców w swoją ofertę włącza e-szkolenia.

E-szkolenia, podobnie jak tradycyjne, powinny podnosić kwalifikacje na każdym poziomie zatrudnienia w firmie. Organizatorzy dobrych e-szkoleń powinni zadbać o to, aby ich program stale się rozwijał i poszerzał, chociażby o nowe technologie. Przykładowo nowoczesne szkolenia dla sekretarek powinny szczegółowo omawiać czym jest elektroniczny obieg dokumentów i uczyć, jak się nim posługiwać, a nowoczesne szkolenia dla działów social media na pewno muszą informować na bieżąco o galopujących zmianach w dziedzinie mediów społecznościowych.

E-szkolenia mają także swoje minusy, które każdy pracodawca musi wziąć pod uwagę, zanim taką formę szkolenia wybierze. Z powodu braku bezpośredniej interakcji pomiędzy pracownikami mogą one mniej absorbować uwagę i zainteresowanie pracowników. Jednak współcześnie jesteśmy tak przyzwyczajeni do „drugiego życia online”, że wirtualne szkolenia nie powinny stanowić dla nas żadnego problemu i z pewnością dosyć szybko się do takiej formy zaadaptujemy.

Na początku niestety trzeba sporo zainwestować. Mam tutaj na myśli odpowiednie przygotowanie sklepu (skrypt, treść, produkty), a następnie jego promocję, w tym głównie pozycjonowanie. Inwestycja się opłaca, bo jeśli sklep będzie miał towar, którego szuka klient, to z pewnością go kupi.

Mówi się, że towary w sklepie internetowym mogą być tańsze, bo nie trzeba mieć fizycznego sklepu, płacić sprzedawcy za obsługę etc. Należy jednak pamiętać, że sklep internetowy potrzebuje magazynu, w którym będzie przechowywał towar, a tam musi znaleźć się ktoś, kto będzie koordynował proces sprzedaży i dostaw. I tutaj można jednak zaoszczędzić. W Polsce taki model sprzedaży jeszcze raczkuje, ale przedsiębiorcy zaczynają się do niego przekonywać. Mowa o dropshippingu, czyli sprzedaży towarów bezpośrednio od dystrybutorów poprzez własny sklep internetowy. Dzięki podpisaniu odpowiednich umów z dystrybutorami nie musimy martwić się o przechowywanie towaru, gdyż ten będzie przesyłany do klienta bezpośrednio. Obie strony będą zadowolone – dystrybutor sprzeda towar, a my, jako sklep internetowy otrzymamy stosowne wynagrodzenie.

Sposobów na tanie i efektywne prowadzenie biznesów jest dużo, postaram się o nich napisać przy innej okazji.

Założenie konta bankowego jest jednym z nich. Mimo że nie ma wymogu, aby posiadać konto firmowe, to warto je założyć, choćby po to, aby odgraniczyć życie prywatne od pracy. Z rachunku firmowego będziemy dokonywali wszelkich opłat do ZUS-u i Urzędu Skarbowego, tutaj będą spływały również należności od klientów, stąd wreszcie będziemy wydawali pieniądze na wypłaty dla pracowników (na początku pewnie tylko dla siebie). Wszystko będzie jasno określone, dzięki czemu Urząd Skarbowy w razie kontroli nie będzie miał się do czego „przyczepić”. Zaletą posiadania konta firmowego jest też fakt, że przelewy do ZUS-u i US są darmowe, a my możemy otrzymać kredyt na preferencyjnych warunkach właśnie na firmę.

Warto też, aby firma miała pieczątkę, choć nie jest to jej obowiązkiem. Powinny się znaleźć na niej takiej informacje jak nazwa firmy z imieniem i nazwiskiem właściciela, jej adres, numer telefonu, NIP i REGON.

Nasza firma musi mieć również siedzibę. Jeśli nasza praca nie jest zależna od miejsca warto zainwestować w wirtualne biuro, czyli wykupienie adresu firmy, na który będzie przychodziła korespondencja oraz gdzie będzie można spotykać się z klientami. Jest to tańsza opcja, niż wynajem powierzchni biurowej, dlatego szczególnie młodzi przedsiębiorcy często się na nią decydują. Obok tego warto zastanowić się na sprawami księgowości. Możemy korzystać z usług biura rachunkowego albo zarządzać wszystkim samodzielnie dzięki księgowości online.

Tego typu udogodnienia mogą okazać się na początku utrudnieniami, jednak kwestia przestawienia się na nowoczesne i efektywne prowadzenie firmy nie powinna zająć zbyt wiele czasu, a my w tego typu rozwiązaniach dostrzeżemy wiele korzyści.

Pierwszą czynnością, jaką musimy zrobić będzie wysłanie wniosku o wpis do do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jest to nam potrzebne, między innymi po to, aby ustalić zakres naszej działalności – do tego służy Polska Klasyfikacja Działalności (PKD), otrzymać numer REGON, który jest przyporządkowany firmie, a nie osobie ją prowadzącej oraz zgłosić, że wszelkich formalności będziemy dokonywać w tym, a tym Urzędzie. Od lipca tego roku przyszli przedsiębiorcy mają możliwości złożenia wniosku przez internet, a jeśli posiadają podpis elektroniczny – mogą go podpisać bez wychodzenia z domu. W przeciwnym razie, złożenie wniosku online również jest możliwe, ale podpisu i tak trzeba będzie dokonać osobiście w odpowiednim oddziale Urzędy Gminy.

Drugim krokiem jest udanie się do Urzędu Skarbowego, właściwego miejscu prowadzenia naszej działalności. Tutaj musimy podjąć decyzję, jaką formę opodatkowania dochodowego wybieramy oraz czy chcemy, czy też nie być płatnikiem VAT. Zależy to głównie od tego, z kim jako firma będziemy współpracować. Jeśli nasze usługi będą przebiegały na zasadzie B2B (bussiness to bussiness), to warto nim zostać, jeśli natomiast naszymi klientami będą osoby fizyczne, to zrezygnujmy z tej możliwości.

Zakładanie działalności gospodarczej to jeszcze „wycieczka” do ZUS-u. Tam również trzeba wypełnić kilka formularzy, które mają na celu między innymi zgłoszenie, że taki a taki przedsiębiorca w ogóle istnieje. Musimy to zrobić w ciągu 7 dni od powstania działalności gospodarczej, ale po złożeniu wniosku CEIDG.

Jeśli chodzi o sprawy urzędowe, to właściwie tyle – jeśli zrobiliśmy już wszystko, to teraz musimy czekać, aż dokumenty „nabiorą mocy” – od tego czasu jesteśmy właścicielami własnej firmy. W kolejnym wpisie postaram się napisać, czego będziemy potrzebowali na start.

To prawda, jednak praca zdalna będzie lepsza, niż w biurze od 8 do 16, zwłaszcza, że wymaga kreatywności. Każdy ma inny tryb pracy – niektórzy lubią się jej pochłaniać w nocy, inni nie są w stanie pracować wcześniej, niż od 10. Receptą na udaną współpracę w takich warunkach będzie zgrany zespół. Jeśli każdy dostanie zadanie i będzie je musiał wykonać w określonym terminie, to możemy liczyć na sukces. Mimo zgrania potrzebny będzie szef. To do niego będzie należało rozdzielanie pracy i rozliczanie z niej. Jak rozliczać? Oczywiście nie ma sensu rozliczanie godzinowe, z powodów, o których pisałam wyżej. Najkorzystniejsze dla obu stron będzie więc płacenie za konkretne zlecenia.

Jak oszczędza na takim rozwiązaniu przedsiębiorca? Po pierwsze, nie płaci za wynajem powierzchni biurowych – każdy pracuje w domu, a on sam może zdecydować się na wirtualne biuro i również pracować zdalnie. Nie musi kontrolować pracowników – nie płaci im za bezproduktywne godziny, a za zlecenie. Tak naprawdę nie interesuje go, czy pracownik siedział nad nim 2 dni, czy 2 godziny – liczy się końcowy efekt.

Czy to się w ogóle opłaca? Tak, dla osób z charyzmą.

Jak rozreklamować firmę tanim kosztem na tyle, żeby przez następny rok nie móc się opędzić od klientów? Absolutną podstawą w dzisiejszych czasach jest posiadanie strony internetowej. Wcale nie musi mieć skomplikowanej budowy – wystarczy parę podstron, w tym taka z ofertą, kontaktem i informacjami o nas. Dzięki temu zyskamy na wiarygodności, a ludzie zaczną zaglądać na naszą stronę. Jej adres koniecznie musi znaleźć się na naszych wizytówkach.

Możemy również spróbować swoich sił na Facebooku, który jest bardzo popularną formą promocji. Jeśli uda nam się wymyślić ciekawe hasło naszej strony, będziemy się na niej aktywnie udzielać, z dnia na dzień będzie nam przybywało jej fanów. Gdy ktoś będzie potrzebował skorzystać z naszych usług, być może przypomni sobie o istnieniu fanpage z fajnym sloganem.

Dobrą opcją jest również ogłaszanie się na forach internetowych. Nie może to być jednak reklama agresywna. Musimy być pomocni, odpowiadać na pytania innych forumowiczów, dzięki temu zyskamy zaufanie, a inni będą postrzegali nas jako fachowca.

Tego typu działania są uniwersalne i przy odrobinie chęci sprawdzą się w każdej branży.

Niby mało, skoro mamy wszystko z głowy i ryzyko, że coś zepsujemy jest równe zeru. Z drugiej jednak strony Twoja firma dopiero się rozwija, a Ty liczysz się z każdym groszem, do tego jesteś na tyle bystry, że wiesz, czym różni się netto od brutto, a i przychody, czy koszty, a nawet podatki nie są dla Ciebie czarną magią.

Może więc warto porzucić księgową na rzecz księgowości internetowej? Skoro już masz wirtualne biuro, to czemu nie oszczędzić jeszcze na liczeniu pieniędzy, które zarabiasz? Jak działa internetowa księgowość i jakie można osiągnąć z niej korzyści?

• Automatyzacja – dane do systemu wprowadza się tylko raz, a ten potem już tylko generuje deklaracje podatkowe i inne formularze. Nie ma również problemów z numeracją faktur. System oblicza też wysokość podatków, które trzeba uregulować.

• Bezpieczeństwo – nie ma mowy o tym, że Twoje dokumenty spłoną, czy zostaną zalane. Dane na serwerze są na bieżąco archiwizowane – możesz robić to również samodzielnie, na własny nośnik danych.

• Z systemu księgowości on-line można korzystać w dowolnej chwili, za pośrednictwem każdej przeglądarki internetowej. Twoja księgowa dostępna będzie również w święta ruchome i nieruchome

• Jeśli coś nie zadziała, czujna pomoc techniczna niemal natychmiast rozwiąże Twój problem.

Koszty? 200 złotych…na trzy miesiące. Czujecie różnicę?

Telefon może być darmowy

Albo przynajmniej tańszy. Mimo że rozmowy telefoniczne dziś są mniej kosztowne, niż jeszcze 5-10 lat temu, to i tak pochłaniają sporą część wydatków. Niskie stawki sprawiają, że pozwalamy sobie na więcej, również podczas rozmów z klientami, co potem widać przy płaceniu rachunków. Alternatywą do rozmów przez telefon komórkowy jest telefonia internetowa (VOIP). Możemy z powodzeniem rozmawiać za darmo albo ponosić kilkakrotnie niższe koszty, niż w przypadku kontaktowania się przez komórkę. Oszczędzić można nawet kilkaset złotych miesięcznie!

Stały usługodawca

Nie tylko my świadczymy usługi – są one świadczone również nam. Mam tu na myśli zarówno hurtownię z artykułami biurowymi, jak i kogoś, kto zajmuje się czymś, co tylko w pośrednim stopniu dotyczy firmy. Jeśli zdobędziemy zaufanie, poprzez systematyczne korzystanie z ich usług, to z pewnością zaowocuje atrakcyjniejszymi, niż gdybyśmy byli „jednorazowymi” klientami.

Podatki

Jeśli nasza firma nie generuje kosztów (to znaczy, nie inwestujemy w nią, nie kupujemy z fakturą), to z pewnością zapłacimy podatek dochodowy. Jego wartość zmniejsza się, im więcej mamy firmowych wydatków, dlatego inwestowanie opłaca się o wiele bardziej, niż oddawanie pieniędzy Państwu, nieprawdaż?

To tylko niektóre ze „sztuczek”, które ja sama staram się stosować, żeby oszczędzić. Nie oznacza to, że liczę się z każdym groszem – po prostu rozsądnie wydaję swoje pieniądze. Z czasem wchodzi to w krew.